23 minutes et 15 secondes : c’est le temps qu’il faut pour retrouver notre pleine concentration après une interruption, d’après Gloria Mark, chercheuse à l’Université de Californie.
Tu peux essayer de calculer toutes les minutes perdues si tu changes constamment de tâche tout au long de la journée.
Sans parler des interruptions à chaque notification, chaque email ou chaque moment où tu hésites sur ce que tu dois faire ensuite.
Chaque interruption entraîne une perte de temps et d’énergie qui s’accumulent sur la journée.
Résultat : Tu as du mal à être productif, et tu te dis souvent que tu es débordé, que tu n’as pas assez de temps pour tout faire. Tu es épuisé, mais avec une to-do list encore bien remplie.
Et si la solution n’était pas de travailler plus, mais de mieux organiser tes journées ?
Dans cet article, tu vas découvrir une méthode simple et puissante pour optimiser ton emploi du temps et enfin avancer efficacement : le task batching.
Nous allons voir :
- Ce qu’est le task batching et pourquoi il est si efficace.
- Les erreurs à éviter pour ne pas saboter cette méthode.
- Comment organiser tes journées pour maximiser ta productivité et ton énergie.
Je vais également te donner des astuces pour appliquer concrètement le batching dans ton quotidien, et ce dans tous les domaines de ta vie : ton travail, tes tâches ménagères et même ton alimentation.
1. Pourquoi tant de personnes se sentent submergées ?
Aujourd’hui, nos journées sont rythmées par une multitude de petites tâches qui s’enchaînent:
- répondre à des emails et aux messages instantanés,
- remplir des tableaux Excel,
- créer du contenu,
- gérer des appels,
- tout en essayant de faire avancer des projets importants.
Nous vivons dans un monde hyperconnecté, avec des distractions et des interruptions constantes : notifications, réseaux sociaux, collègues ou réunions qui s’improvisent.
Résultat ? On jongle sans cesse entre les tâches, ce qui crée une fatigue mentale énorme.
On termine nos journées épuisé, avec le sentiment de n’avoir rien accompli de vraiment significatif.
Quelques chiffres pour illustrer
- Les interruptions fréquentes réduisent notre productivité de 40 % (Université Stanford).
- En moyenne, on consulte son téléphone 58 fois par jour (Étude RescueTime).
- Les interruptions fréquentes au travail sont responsables de 28 % de la perte de temps quotidienne, selon le McKinsey Global Institute.
2. Fausses solutions courantes
Face à ce débordement, on essaie souvent des solutions qui semblent logiques, mais qui ne fonctionnent pas vraiment.
Voici quelques exemples :
Le multitâche
Tu penses que travailler sur plusieurs choses à la fois te fera avancer plus vite ? Faux.
Des études montrent que le multitâche réduit ta capacité cognitive et augmente les erreurs. Notamment parce que le cerveau met du temps à retrouver sa pleine concentration, comme vu plus haut.
Réagir à chaque urgence, tout faire au fil de l’eau
Être disponible 24/7 pour répondre à chaque email ou message dès qu’il arrivent, ou gérer des imprévus dès qu’ils se présentent peut te donner l’impression d’être réactif.
Mais cela ne fait que renforcer la sensation de courir après le temps et rallonge tes journées.
Ce mode « pompiers » te fait perdre de vue tes priorités, tu n’avances pas sur les tâches les plus importantes, qui en général sont moins urgentes.
Une planification excessive
A l’inverse, passer des heures à organiser chaque minute de ta journée peut devenir contre-productif.
Trop de structure tue la flexibilité et alourdit ta charge mentale. L’objectif est de simplifier, pas de complexifier.
Ces approches te donnent l’illusion d’avancer, mais en réalité, elles creusent encore plus le fossé entre toi et tes objectifs.
3. Qu’est-ce que le task batching ?
Le batching consiste à regrouper des tâches similaires pour les réaliser en une seule session, au lieu de les étaler tout au long de la journée ou de la semaine.
Le principe repose sur la réduction des « coûts de transition » : chaque fois que tu changes d’activité, ton cerveau met plusieurs minutes à se re-concentrer pleinement.
Un exemple connu : le batch cooking
Le batching est déjà utilisé par de nombreuses personnes, souvent sans même qu’elles s’en rendent compte.
Le batch cooking, par exemple, est une méthode où tu prépares tous tes repas de la semaine en une seule session.
Plutôt que de cuisiner chaque jour, tu consacres 2 ou 3 heures un dimanche pour découper, cuire, et conditionner tes plats.
Pourquoi ça marche ?
- Moins de transitions : Tu fais toutes les étapes similaires (éplucher, découper, cuire) en une fois, au lieu de les répéter chaque jour.
- Gain de temps : Plus besoin de sortir les ustensiles, ranger la cuisine ou réfléchir chaque jour à « Qu’est-ce qu’on mange ce soir ? ».
- Énergie économisée : Tu réduis la charge mentale en décidant des repas de la semaine à l’avance.
Application au travail
De la même manière, regrouper toutes tes tâches administratives (emails, factures, appels) ou créatives (rédaction d’articles, création de contenu) te permet de rester dans le « flow » plus longtemps, ce qui augmente ta productivité.
Imagine que tu réponds à un email, passes un appel, puis rédiges un post pour les réseaux sociaux. Changer de tâche constamment disperse ton énergie.
Avec le batching, tu consacres une heure uniquement à tes emails, une autre à tes appels, et ainsi de suite.
Résultat : tu es plus concentré et plus rapide. Tu passes moins de temps à jongler entre les tâches, et plus de temps à avancer sur des projets importants.
En utilisant le batching, que ce soit pour cuisiner, gérer tes emails ou planifier ta semaine, tu maximises ta productivité.
Ce simple ajustement d’organisation peut transformer tes journées et t’aider à libérer du temps et réduire ton stress.
4. Pourquoi le batching est-il si efficace ?
Plusieurs raisons font que le task batching permette d’accomplir plus de tâches en moins de temps.
Réduction des transitions mentales
Chaque fois que tu passes d’une tâche à une autre, ton cerveau doit se réajuster, se remettre dans le contexte, chercher les informations dont il a besoin, etc.
Appelées « coût de transition », ces micro-adaptations consomment de l’énergie et ralentissent ton rythme : comme vu en introduction, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se reconcentrer pleinement après une interruption.
Le batching élimine ces transitions inutiles.
Amélioration de la concentration
En restant dans une même catégorie de tâches, tu entres plus facilement dans un état de « flow » : cette zone où tu es totalement concentré et performant.
Cela te permet d’accomplir plus en moins de temps.
Optimisation des ressources mentales
Regrouper les tâches similaires limite la fatigue décisionnelle. Le batching permet de mieux utiliser ton temps, mais aussi ton énergie physique et mentale.
Par exemple, décider d’un menu pour une semaine entière (batch cooking) t’économise de nombreuses micro-décisions quotidiennes.
Les tâches récurrentes sont faites une seule fois
Quand tu fais du batch cooking, tu sors une seule fois tes ustensiles (puis tu les laves) pour faire tous les plats de la semaine, alors qu’en cuisinant tous les jours, tu refais ces actions autant de fois.
C’est pareil quand tu crées des posts pour les réseaux sociaux par exemple : tu regardes ton calendrier éditorial, ouvres ton outil de rédaction, rédige, cherche des photos, programme tes publications, etc. une seule fois pendant une séance de batching au lieu de refaire toutes ces tâches pour chaque post.
Une meilleure gestion du temps
En regroupant tes tâches, tu bloques des créneaux dédiés pour les réaliser. Cela t’évite de t’éparpiller et te force à respecter tes deadlines.
Tu élimines les temps morts et les hésitations, tu avances plus vite tout en travaillant moins longtemps.
5. Quels sont les bénéfices du batching ?
Tu l’as sûrement compris, les bénéfices du batching sont nombreux :
Efficacité accrue
Une étude publiée dans la Harvard Business Review montre que les professionnels qui regroupent leurs tâches similaires sont jusqu’à 30 % plus productifs.
Moins de stress, plus de sérénité
Savoir que chaque type de tâche a son moment précis dans la journée ou la semaine, ainsi que la baisse des interruptions réduit la charge mentale. Tu n’as plus à te demander constamment : « Quand vais-je faire ça ? »
Réduction de la fatigue décisionnelle
Quand tu effectues des tâches similaires en une seule session, tu réduis la charge cognitive liée aux choix à répétition. Cela te laisse plus d’énergie pour des décisions importantes.
Énergie préservée
Moins de dispersion signifie plus d’énergie pour les tâches importantes.
Plus grande clarté
Avant, tu avais l’impression à la fin de chaque journée de n’avoir rien fait de concret.
Avec le batching, tu sais exactement quand tu réalises chaque tâche, et donc que tu avances efficacement vers l’atteinte de tes objectifs.
Temps libéré
En optimisant ton temps, tu peux consacrer davantage d’heures à ce qui compte vraiment, comme tes proches ou tes passions.
Équilibre vie pro/perso amélioré
Tu as du temps pour toi et tes proches, tu es plus serein.
6. Comment mettre en place le task batching ?
Pour réussir à batcher tes tâches efficacement, tu peux suivre ces 5 étapes :
Étape 1 : Identifie les tâches répétitives ou similaires
- Fais la liste de toutes tes tâches récurrentes
- Regarde à quelle fréquence tu les réalises au quotidien et chaque semaine
- Classe les tâches par type : emails, appels, création de contenu, administratif, graphisme, tournage de vidéos, ranger la maison, faire la cuisine …
Tu peux ainsi regrouper certaines tâches par catégories :
- Administratives : factures, suivi des projets
- Communication : emails, appels, messages
- Créatives : écriture, design, brainstorming
- Ménagères : cuisine, ménage, lessive
Remarque :
Si une tâche prend déjà une certaine durée, tu peux la laisser seule pour une séance de task batching.
Par exemple si répondre à tes mails te prend plus d’1h par jour, tu peux lui laisser un créneau dédié. Si cela te prend 15 minutes, tu peux très bien la réaliser en même temps que d’autres tâches administratives ou de communication.
Etape 2 : Calcule le temps nécessaire à chaque type de tâche
Pour chaque type de tâches identifié à l’étape précédente, calcule le temps alloué pour chaque tâche et fais le total chaque jour et chaque semaine.
Par exemple :
- mails : auparavant (sans batching), 5 minutes par mail, 20 mails par jour, soit 1h40 par jour
- appels : en moyenne 15 min 4 fois par jour, 5 fois par semaine soit 1h/j ou 5h/semaine
- création de contenu : 30 min, 3 fois par jour, 4 fois par semaine soit 1h30 par jour ou 6h par semaine
- préparation des repas : 2 fois 45 minutes par jour
- etc.
Étape 3 : Bloque des créneaux dédiés dans ton agenda
Appelé « Time blocking« , cela consiste à définir des blocs de temps pour chaque groupe de tâches.
En regroupant chaque type de tâches ensemble dans une seule session de travail, tu vas te rendre compte que tu vas réduire le temps total calculé à l’étape précédente.
Mais en attendant, tu vas y allouer le temps total calculé dans tes blocs de temps.
Pour savoir à quels moments planifier tes blocs de temps :
1/ Regarde le degré d’urgence de chaque catégorie de tâches, et la fréquence à laquelle tu peux les réaliser.
Par exemple, il est difficile de répondre à un mail une semaine plus tard, alors que tu peux très bien rédiger ton contenu en amont, une semaine, voire un mois en avance.
2/ Dispose les catégories de tâches selon leur degré de concentration requis et ton niveau d’énergie :
- tâches qui nécessitent le plus de concentration aux moments où tu es le plus en forme,
- celles où tu as besoin d’être créatif quand tu l’es,
- et celles que tu peux faire sans trop réfléchir pendant les temps où tu as moins d’énergie.
En effet, ce serait dommage de répondre à des mails ou des messages sur les réseaux sociaux pendant les moments où on a le plus d’énergie, et d’essayer de rédiger du contenu pendant la digestion du repas.
On appelle « Deep Work » les séances où on est le plus concentré, et « Shadow Work » celles qui ne nécessitent pas toute notre attention.
Par exemple :
- Emails : tous les jours de 10h-10h30 et 16h-16h30.
- Création de contenu : lundi matin et mardi matin
- Rendez-vous clients : jeudi
- Gestion des emails et des factures : vendredi après-midi
- Tâches ménagères : samedi matin.
- Batch cooking pour la semaine : dimanche après-midi
Crée des routines
Planifie ces créneaux chaque semaine, pour que le batching devienne une habitude.
Utiliser un calendrier numérique ou papier pour planifier visuellement. Le planning devrait être sensiblement le même chaque semaine normalement, avec juste le détail de chaque tâche qui sera différent.
Par exemple si tu regroupes tous tes rendez-vous clients le jeudi matin, seuls le nom de tes interlocuteurs va changer pour ces rendez-vous chaque semaine.
Respecte les créneaux
Surtout au début, tu seras sûrement tenté de faire autre chose pendant les créneaux que tu auras posés, comme de répondre à un message au lieu de rédiger du contenu.
Mais en respectant le task batching, tu verras rapidement ton efficacité monter en flèche.
Étape 4 : Oublie ta to do list habituelle
Etant donné que ton planning sera sensiblement identique chaque jour de chaque semaine, tu n’as a priori plus besoin de ta to do list habituelle.
Tu sais, celle qui s’allonge plus que tu ne la coches ?
Oublie la to do list interminable, maintenant tu vas juste créer des listes par type de tâches :
- une pour tes tâches administratives,
- les créatives (ce sera notamment ton calendrier éditorial si tu crées du contenu sur les réseaux sociaux, etc.),
- tes idées d’optimisations de ton site,
- une liste d’idées de plats avec leurs recettes pour le batch cooking du menu de la semaine,
- etc.
Et pour chaque créneau de time blocking dans ton planning, tu vas piocher dans la liste associée.
Par exemple tous les lundis matins, tu vas aller voir ton calendrier éditorial ce qui est prévu et tu vas rédiger le contenu.
Ta to do list sera allégée, et ta charge mentale tout autant !
Étape 5 : Limite les interruptions
Coupe les notifications, notamment en mettant ton téléphone en mode « Ne pas déranger ». Le but étant de ne pas être interrompu pendant tes séances de batching.
Utilise des outils pour rester concentré, par exemple : Forest, Focus@Will.
Informe ton entourage ou ton équipe que tu n’es pas disponible, par exemple en partageant un calendrier qui montre que tu es occupé (sans forcément montrer le contenu de ces blocs de travail).
Tu peux d’ailleurs leur réserver un créneau dédié :
- par exemple les réunions peuvent se faire tous les mardis après-midis,
- tu peux dire à ta famille que tu es disponible à partir de 18h tous les jours (sauf urgence bien entendu).
Étape 5 : Évalue et ajuste
Après chaque session, analyse ton efficacité en regardant :
- si ton niveau d’énergie est compatible avec le degré de concentration requis par la tâche : si tu te rends compte que tu n’arrives pas à rédiger de contenu après le déjeuner, déplace ton créneau le matin ;
- la durée du bloc de temps avec la quantité de travail à accomplir : si 2 sessions de 30 minutes de mail ne suffisent pas à vider ta messagerie quotidienne, prévois plutôt des sessions de 45 minutes.
- le temps gagné, le stress réduit…
Ajuste les blocs en fonction de ce qui fonctionne pour toi.
Appliquer le principe du batch cooking à tes tâches quotidiennes
Le même concept peut être utilisé dans ta vie professionnelle ou personnelle :
- Regrouper la gestion de tes emails et messages à un moment précis chaque jour.
- Planifier un créneau dédié pour toutes les tâches administratives personnelles de la semaine (comme payer les factures, classer des documents, prendre des rendez-vous médicaux).
- Préparer plusieurs posts pour tes réseaux sociaux en une session, au lieu de t’y atteler chaque jour.
7. Les types de tâches à batcher
Le même concept peut être utilisé dans ta vie professionnelle ou personnelle.
Voici quelques exemples concrets de tâches que tu peux batcher pour gagner en temps, énergie et efficacité.
Tâches administratives professionnelles
Par exemple :
- Classement des factures,
- relance des factures impayées,
- suivi des comptes…
En les regroupant, tu limites les interruptions inutiles.
Tâches administratives personnelles
Cela peut être :
- Paiement des factures,
- suivi des comptes,
- prise de rendez-vous médicaux…
Communication
- Emails
- Messages privés et commentaires sur les réseaux sociaux et blog
Réunions
- Avec ton équipe
- Avec tes clients et/ou prospects
- D’éventuels partenaires ou fournisseurs
Tâches créatives
- Rédaction de posts sur les réseaux sociaux, d’articles de blog, de newsletter,
- création de visuels,
- tournage de vidéos.
Tâches ménagères
- Cuisine
- lessive, plier le linge
- rangement
- balai, aspirateur, serpillère
8. Erreurs courantes à éviter
Tenter de tout batcher d’un coup
Commence par une ou deux catégories de tâches avant d’étendre la méthode.
Des créneaux trop longs
Un créneau trop long fatigue. Garde des sessions de 1 à 2 heures maximum, sous peine de fatigue mentale.
Pense à inclure des temps de pause entre chaque séance de task batching.
Les interruptions constantes
Même si tu regroupe tes tâches, des notifications ou des interruptions peuvent ruiner tes efforts. Un batching efficace demande une concentration totale.
Ignorer les imprévus
Garde toujours une marge pour les urgences ou les interruptions.
9. Les outils pour faciliter le batching
Voici une sélection d’outils pour rendre le batching encore plus efficace :
Organisation et planification
- Trello / Notion / Asana : pour organiser et planifier tes tâches par catégorie.
- Google Agenda : pour bloquer des créneaux spécifiques.
- Des tableaux Kanban (Trello, Asana) pour organiser visuellement les tâches
- My Bullet online permet à la fois de faire des listes de tâches par catégories, mais en plus de bloquer des créneaux dans le calendrier, et les cocher une fois réalisées.
Suivi et tracking
- RescueTime : pour analyser où va ton temps.
- Toggl / Clockify : pour suivre le temps passé sur chaque tâche.
Blocage des distractions, focus
- Focus@Will : musiques adaptées pour rester concentré.
- Freedom : bloque les sites et applications distrayantes.
- Utiliser un timer (méthode Pomodoro)
Batch cooking
- Mealime / Yazio / Yummly: planification de repas simplifiée
- Batch Cooking Pro (livre) : recettes pour cuisiner en avance.
Conclusion : Libère ton temps grâce au batching
Le batching n’est pas qu’une technique de productivité, c’est un changement de perspective.
En regroupant tes tâches, tu maximises ton efficacité, tu réduis ton stress et libères du temps pour ce qui compte vraiment : tes projets, ta famille, et toi-même.
Et souviens-toi : Rien ne sert de travailler dur, il vaut mieux travailler intelligemment.
À toi de jouer !
Fais un audit de tes tâches
Pendant une semaine, note toutes tes activités. Regroupe-les par type.
Planifie un premier batch
Choisis une catégorie que tu fais régulièrement (par exemple les emails) et bloque un créneau dédié.
Observe les résultats
Note le temps que tu gagnes et les progrès réalisés. Ajuste si nécessaire.
Dis-moi en commentaire : quelles tâches vas-tu commencer à batcher dès aujourd’hui ?